„Unsere Excel-Datei ist zum System geworden.“
Kalkulationen, Kunden- oder Auftragsdaten stecken in einer komplexen Arbeitsmappe. Mehrere Mitarbeiter sollen damit arbeiten, Änderungen werden riskant und nur wenige kennen alle Abhängigkeiten.
SOFTWAREENTWICKLUNG · WANGEN IM ALLGÄU
Digitalisierung für Unternehmen in Wangen – weg von Excel, hin zu passenden Lösungen.
Gewachsene Excel-Dateien, doppelte Dateneingabe, manuelle Abläufe oder Informationen, die über mehrere Programme verteilt sind? byte-werk entwickelt individuelle Webanwendungen, Portale und Automatisierungen für Unternehmen in Wangen im Allgäu – ausgehend vom tatsächlichen Arbeitsprozess, nicht von einer Software von der Stange.
WENN STANDARD NICHT MEHR PASST
Viele Digitalisierungsprojekte beginnen nicht mit einer Software-Idee, sondern mit einem Problem.
Gerade in mittelständischen Unternehmen wachsen Arbeitsabläufe über Jahre. Eine Excel-Datei bekommt immer mehr Tabellenblätter und Formeln. Daten werden aus einem System exportiert und in ein anderes übertragen. Aufträge laufen über E-Mail, Dateien und persönliche Rückfragen. Kunden oder Mitarbeiter benötigen Informationen, für die es keinen zentralen Zugang gibt.
In solchen Situationen muss nicht automatisch ein großes neues Standardsystem eingeführt werden. Oft ist eine gezielte individuelle Softwarelösung sinnvoller: Sie bildet genau den Teil des Prozesses ab, der heute unnötig kompliziert ist.
Der Ausgangspunkt ist deshalb immer der heutige Ablauf: Was funktioniert bereits? Wo wird doppelt gearbeitet? Welche Daten existieren schon? Und an welcher Stelle würde ein digitales Werkzeug tatsächlich Arbeit vereinfachen?
TYPISCHE AUSGANGSSITUATIONEN
Wo Unternehmen in Wangen mit individueller Software ansetzen können.
„Wir geben dieselben Daten mehrfach ein.“
Kunden-, Artikel- oder Auftragsinformationen existieren bereits, müssen aber zwischen ERP, CRM, Excel oder internen Anwendungen von Hand übertragen werden.
„Unsere Kunden brauchen einen zentralen Zugang.“
Dokumente, Bestellungen, Statusinformationen oder individuelle Daten werden heute per E-Mail verteilt, obwohl ein eigener geschützter Bereich den Ablauf vereinfachen könnte.
„Informationen liegen überall verteilt.“
Excel-Listen, Datenbanken und verschiedene Programme enthalten Teile desselben Prozesses. Eine zentrale Datenbasis oder gezielte Schnittstellen können diese Informationen zusammenführen.
PORTALENTWICKLUNG
Individuelle Webportale für Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner.
Ein Portal ist sinnvoll, wenn bestimmte Benutzer regelmäßig auf Daten, Dokumente oder Funktionen zugreifen sollen. Statt Informationen immer wieder per E-Mail zu verschicken, kann ein zentraler Login-Bereich genau die Inhalte und Abläufe bereitstellen, die für den jeweiligen Benutzer relevant sind.
Kundenportale
Aufträge, Dokumente, Anfragen, Bestellungen, Statusinformationen oder individuelle Self-Service-Funktionen zentral bereitstellen.
Mitarbeiterportale
Interne Daten, Formulare, Aufgaben und wiederkehrende Arbeitsabläufe über eine gemeinsame Weboberfläche zugänglich machen.
Lieferanten- & Partnerportale
Daten und Dokumente strukturiert austauschen, statt Informationen über unterschiedliche Dateien und E-Mail-Verläufe zu verteilen.
Verwaltungsoberflächen
Interne Datenbestände pflegen, Vorgänge bearbeiten und Informationen rollenbasiert in einer übersichtlichen Anwendung zusammenführen.
BYTE-WERK entwickelt individuelle Webportale und Plattformen, wenn fertige Portallösungen den tatsächlichen Geschäftsprozess nicht ausreichend abbilden.
AUTOMATISIERUNG
Wiederkehrende Handarbeit muss nicht wiederkehrend manuell bleiben.
Automatisierung bedeutet nicht, einen kompletten Unternehmensprozess neu zu erfinden. Häufig geht es um wenige, aber regelmäßig wiederkehrende Schritte: Dateien einlesen, Daten prüfen, Informationen übertragen, Dokumente erzeugen oder unterschiedliche Systeme miteinander verbinden.
- Daten entstehen in einer bestehenden Anwendung, Datei oder einem Formular.
- Ein Mitarbeiter prüft, kopiert oder verändert sie heute nach festen Regeln.
- Die Informationen werden in einem anderen System erneut benötigt.
- Eine individuelle Anwendung übernimmt die regelbasierten Schritte.
- Nur Ausnahmen und fachliche Entscheidungen bleiben beim Mitarbeiter.
Besonders interessant sind Abläufe, bei denen Mitarbeiter täglich dieselben Informationen kopieren, Excel- oder CSV-Dateien aufbereiten, Dokumente aus Daten erstellen oder Informationen zwischen Programmen übertragen. Genau dort setzt Prozessautomatisierung an.
WEG VON EXCEL
Wenn Excel nicht mehr Werkzeug, sondern Engpass ist.
Excel muss nicht grundsätzlich ersetzt werden. Für Kalkulationen, Analysen und flexible Tabellen ist es weiterhin ein nützliches Werkzeug. Kritisch wird es dort, wo eine Arbeitsmappe faktisch eine zentrale Unternehmensanwendung ersetzt.
Komplexe Kalkulationen
Viele Formeln, Verknüpfungen und manuelle Eingaben machen eine geschäftskritische Kalkulation schwer wartbar. Daraus kann eine geführte Webanwendung mit klaren Eingaben und zentraler Berechnungslogik entstehen.
Excel als Datenbank
Kunden, Artikel, Vorgänge oder andere Datensätze werden von mehreren Mitarbeitern in einer gemeinsamen Datei gepflegt. Eine zentrale Datenbank-Anwendung schafft strukturierte Datensätze, Suche und definierte Zugriffe.
Wiederkehrende Excel-Prozesse
Dateien werden regelmäßig zusammengeführt, Spalten angepasst, Werte geprüft und anschließend weitergegeben. Solche regelbasierten Schritte können automatisiert werden, ohne Excel überall abzuschaffen.
Mehrere Versionen
Dateien werden kopiert, per E-Mail verschickt oder lokal verändert. Eine zentrale Webanwendung sorgt dafür, dass Benutzer auf demselben Datenbestand arbeiten.
Mehr dazu: Excel-Kalkulation ersetzen und Excel als Datenbank ersetzen.
BEISPIEL AUS DEM ARBEITSALLTAG
Vom Excel-/E-Mail-Prozess zur zentralen Webanwendung.
Das folgende Szenario ist ein hypothetisches Beispiel und kein dargestelltes Kundenprojekt.
Ein mittelständisches Unternehmen bearbeitet individuelle Kundenaufträge. Kundendaten liegen im ERP, die technische Kalkulation erfolgt in Excel und Rückfragen sowie Freigaben laufen per E-Mail. Für jeden neuen Auftrag werden Informationen aus mehreren Quellen zusammengesucht und teilweise mehrfach eingegeben.
Bisher
- Kundendaten aus dem ERP übernehmen.
- Excel-Vorlage kopieren und Kalkulationsdaten eingeben.
- Ergebnis per E-Mail zur Freigabe versenden.
- Änderungen in mehreren Dateien nachführen.
- Freigegebene Daten wieder in andere Systeme übertragen.
Mögliche Lösung
- Auftrag in einer Webanwendung öffnen.
- Vorhandene Kundendaten automatisch übernehmen.
- Kalkulation über geführte Eingaben durchführen.
- Freigabe direkt im Vorgang abbilden.
- Ergebnis und benötigte Daten an Folgesysteme übergeben.
Das Ziel wäre nicht „Digitalisierung um jeden Preis“, sondern ein durchgängiger Ablauf ohne unnötige Medienbrüche und doppelte Datenpflege.
INDIVIDUALSOFTWARE ODER STANDARD?
Eine eigene Lösung ist nicht automatisch die beste Lösung.
Individualsoftware kann sinnvoll sein, wenn …
- Ihr Ablauf unternehmensspezifisch ist,
- Excel oder Access geschäftskritische Funktionen übernommen haben,
- mehrere bestehende Systeme verbunden werden müssen,
- besondere Kalkulationen oder Freigaben erforderlich sind,
- Kunden, Mitarbeiter oder Partner einen individuellen Portalzugang benötigen.
Standardsoftware ist oft besser, wenn …
- eine fertige Lösung den Prozess bereits vollständig abbildet,
- Ihre Anforderungen branchenüblich und wenig individuell sind,
- keine besonderen Schnittstellen oder Geschäftsregeln benötigt werden,
- der Prozess mit vorhandener Software sinnvoll vereinfacht werden kann.
BYTE-WERK prüft deshalb zuerst, was bereits vorhanden ist und erhalten werden kann. Individuelle Entwicklung ist dort sinnvoll, wo sie ein konkretes Problem besser löst als zusätzliche Standardsoftware.
SOFTWAREENTWICKLUNG FÜR WANGEN IM ALLGÄU
Für Unternehmen, die ihre Abläufe pragmatisch digitalisieren möchten.
BYTE-WERK entwickelt seit 1994 Software und webbasierte Lösungen für Unternehmen. Der Standort ist Singen am Hohentwiel; Projekte mit Unternehmen aus Wangen im Allgäu können persönlich und remote umgesetzt werden. Im Mittelpunkt stehen individuelle Unternehmensanwendungen, Webportale, Datenbanken, Schnittstellen und Automatisierungen.
Sie müssen dafür weder eine fertige technische Lösung noch ein umfangreiches Lastenheft mitbringen. Für den Einstieg genügt häufig ein konkreter Satz wie: „Diese Excel-Datei macht uns Probleme“, „Diese Daten geben wir jeden Tag doppelt ein“ oder „Unsere Kunden brauchen einen eigenen Zugang“.
HÄUFIGE FRAGEN
Softwareentwicklung und Digitalisierung in Wangen im Allgäu.
Entwickelt byte-werk individuelle Software für Unternehmen in Wangen?
Ja. BYTE-WERK entwickelt individuelle Webanwendungen, Datenbanklösungen, Portale, Schnittstellen und Automatisierungen. Ausgangspunkt ist der konkrete betriebliche Ablauf, der verbessert werden soll.
Können bestehende Excel-Lösungen übernommen oder ersetzt werden?
Ja. Zunächst wird geprüft, welche Daten, Berechnungen und Abläufe in der bestehenden Datei stecken. Danach lässt sich entscheiden, ob Excel teilweise erhalten, automatisiert oder durch eine Webanwendung ersetzt werden sollte.
Kann ein Portal mit unserer vorhandenen Software verbunden werden?
Wenn die bestehenden Systeme geeignete Schnittstellen oder Austauschmöglichkeiten bieten, können Daten aus ERP, CRM, Datenbanken oder anderen Anwendungen in einen Portalprozess eingebunden werden.
Muss für eine Digitalisierung alles neu entwickelt werden?
Nein. Bestehende Systeme und funktionierende Abläufe sollten möglichst weiterverwendet werden. Individuelle Entwicklung ist vor allem dort sinnvoll, wo eine Lücke zwischen vorhandenen Lösungen besteht.
Arbeitet byte-werk direkt vor Ort in Wangen?
BYTE-WERK hat seinen Standort in Singen am Hohentwiel. Projekte mit Unternehmen in Wangen im Allgäu können je nach Bedarf mit persönlicher Abstimmung und remote umgesetzt werden.
Wie beginnt ein Software- oder Digitalisierungsprojekt?
Am besten mit dem heutigen Ablauf: Welche Aufgabe kostet unnötig Zeit, welche Daten werden mehrfach gepflegt und welche Systeme sind beteiligt? Daraus lässt sich ableiten, ob eine Automatisierung, ein Portal, eine Datenbank oder eine andere Lösung sinnvoll ist.
WANGEN IM ALLGÄU · DIGITALISIERUNG
Zeigen Sie mir den Ablauf, der heute unnötig kompliziert ist.
Ob Excel-Datei, manueller Datentransfer, fehlendes Kundenportal oder wiederkehrende Routinearbeit: Ein konkretes Beispiel reicht für den ersten Austausch. Gemeinsam lässt sich klären, ob und wie eine individuelle Softwarelösung sinnvoll helfen kann.